Standardizace požadavků pro správu informací a záznamů

Norma ISO 15489 definuje základní metodiku a nastavení procesu, které mají zajistit potřebnou úrověn výstupu organizace a systému správy a ukládání informací a záznamu.

 

Účelem implementace požadavků normy ISO 15489 není vytvoření robustního systému správy dat organizace, ale takové nastavení struktury správy informací a záznamů, která maximálne využije stávající technologické kapacity, zastřeší ukládání všech dokumentů a záznamů (nezávisle na tom, zda jsou vedeny elektronicky nebo v papírové podobě), zajistí efektivní využívání uloženého obsahu, zastřeší bezpečnost informací a záznamů, umožní sledovat efektivitu vynaložených nákladu v čase.

 

Norma ISO 15489 obsahuje definici pojmu Records Management (RM) – jedná se o oblast managementu odpovědnou za efektivní a systematické řízení vytváření/ příjmu, distribuce, používání a zajištení dostupnosti záznamů zahrnující procesy vytváření a udržování důkazů a informací o činnostech organizace a jejích obchodních aktivitách ve formě záznamu.

Struktura normy ISO 15489

• mezinárodní norma ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Records management Part 1: General - obsahuje obecný přehled požadavků, principy a metodiku IRM (Information and Records Management)
• technická zpráva ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines je zaměřena na praktický postup implementace IRM. Obsahuje podrobný postup pro budování, hodnocení a rozvoj IRM organizace

 

Struktura mezinárodní normy ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General

1. Předmět normy
Norma ISO 15489 definuje požadavky na správu informací a záznamů (v libovolném formátu, resp. na jakémkoliv nosiči) vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako neoddělitelné součásti aktivit organizace, nebo vytvořených jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty; norma obsahuje požadavky na stanovení odpovědností souvisejících se strukturou IRM, definováním politiky IRM, procesu IRM; požadavky normy zajištují plnou integraci vybudované struktury IRM do systému řízení vytvořených např. dle ISO 9001, ISO 14001,

• stanovuje pravidla pro nastavení a implementaci struktury IRM;
• norma nezahrnuje požadavky na správu archiválií v archivních institucích.

 

2. Odkazy na další normy

Vazba na normy ISO 5127 (Informace a záznamy – Slovník), ISO 9001 (Systému managementu kvality – Požadavky) a ISO 14001 (Systémy environmentálního managementu - Požadavky s návrhem pro použití) naznačuje eISO.cz - Standardizace požadavku pro správu informací a záznamu možnost integrace systému rízení vytvorených dle jmenovaných standardů.

 

3. Pojmy a definice

Terminologie IRM používaná ve standardu.

4. Výhody IRM (Information and Records Management)

Text normy byl připraven na základě benchmarkingových „best practice“zkušeností organizací se správou informací a záznamů – ihned v úvodní části požadavků standard uvádí přehled očekávaných přínosů z aplikace požadavků ISO 15489.

5. Legislativní požadavky

Struktura IRM musí vycházet z dodržování požadavků týkajících se řízení informací a záznamů, které plynou z legislativního rámce, dále musí být zváženy i aplikovatelné požadavky regulačních orgánů, resp. další související požadavky.

6. Politika IRM a odpovědnosti

Na strategické úrovni řízení organizace je řešena politika IRM, ve které představitelé organizace definují závazky týkající se zajištení autenticity, zabezpečení, spolehlivosti a použitelnosti záznamů. Dále jsou jasně nastaveny odpovědnosti pro řízení informací a záznamů (manažer IRM, definovány povinnosti pro vedoucí pracovníky, IT podporu, resp. další zaměstnance fungující ve struktuře IRM).

7. Požadavky na správu informací a záznamů

Norma specifikuje striktní požadavky na řízení informací a záznamů. Každá položka musí vykazovat následující charakteristiky: vedle obecných charakteristik záznamů (týkajících se struktury záznamu, jeho vazby na činnosti organizace) standard definuje znaky jako unikátnost, spolehlivost, úplnost a použitelnost záznamu.

 

8. Návrh a implementace systému správy informací a záznamu (IRM)

Strategie systému IRM je založena na vytvoření a uplatňování politiky IRM, implementaci procesu a postuůu souvisejících se správou informací a záznamů a nastavení takové struktury IRM, která zajistí operativní potřeby organizace v oblasti správy informací a záznamů a bude plně v souladu s legislativními předpisy v této oblasti.

9. Procesy IRM

Standard doporučuje vymezit typy/ úrovně dokumentu a záznamů, definuje nastavení procesů příjmu informací a záznamů, jejich evidence, přidělení spisového znaku, zabezpečení informací a záznamů, jejich ukládání, zpětnou dohledatelnosti, nastavení přístupu k dokumentům.

 

10. Monitorování a prověřování

Nastavení procesního řízení IRM vyžaduje i monitorovací a auditní činnosti jako nástroje k prověření úrovně implementace a uplatňování systému IRM. Na základe výsledků hodnocení je třeba přijmout odpovídající opatření vedoucí ke zlepšení systému IRM a zvýšení jeho efektivity.

11. Školení zaměstnanců

V souvislosti s budováním, resp. uplatňováním struktury IRM má organizace doplnit plán vzdělávání tak, aby zajistila seznámení zainteresovaných zaměstnanců s požadavky systému IRM, jejich rolí a odpovědnostmi ve struktuře IRM, procesy IRM, prvky řízení informací a záznamu, významem a výhodami aplikace ISO 15489 v organizaci.

Struktura technické zprávy ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines

1. Předmět normy
2. Politika IRM, postupy a odpovědnosti
3. Strategie, návrh a implementace IRM
4. Procesy a řízení IRM
5. Monitorování a prověřování shody (audity)
6. Školení zaměstnanců
7. + 8. Tabulka srovnání požadavků norem ISO 15489-1 a ISO/TR 15489-2, resp. ISO/TR 15489-2 a ISO 15489-1
8. Literatura

Struktura technické zprávy ISO 15489-2 odpovídá struktuře normy ISO 1548-1, jednotlivé požadavky prezentuje jako praktická doporučení k implementaci normy ISO 15489-1. Norma poskytuje podrobný, často krok za krokem vysvětlený postup, který může organizace použít jako základ pro hodnocení a rozvoj svého systému řízení informací a záznamů.